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完善制度 保障地质资料的借阅与高效利用

发布日期:2020-10-28  来源:中国矿业报  浏览次数:350

提要:

本文从地质资料催还工作的目的和意义出发,通过对地质资料提供利用现状的分析,找出地质资料超期未还的原因,并在实际工作中探讨了催还的有效途径和方法,提出进一步完善借阅制度的建议。

地质资料的提供利用是地质资料服务工作的基本环节,地质资料的完整保存是提供利用的基础,但手工借阅过程中存在到期不及时归还地质资料的现象,如何使借出的地质资料及时归还是摆在地质资料管理人员面前的一个课题。

1.地质资料催还工作的目的和意义

1.1 有利于对地质资料的保护

对地质资料的管理,首先就是需要对馆藏地质资料的数量、状态、动态方位等有全面的了解,做到心中有数。如果借出的地质资料不能按时归还,就会造成资料管理人员对这件资料的状态是否完好,有没有丢失的可能等信息无法及时掌握,如果资料出现什么状况,也就无法迅速采取措施,借出的地质资料也就失去了应有的保护。通过催还工作,使用户尽可能用完即还,或者在约定的时间内归还或续借将直接有效地为地质资料提供保护措施。

1.2 有利于馆藏信息资源价值的最大限度发挥

地质资料具有使用的经常性、重复性、广泛性。如果一份资料长期被一位技术人员占用,在资源有限的前提下,其他人就无法使用该信息,造成大量的资源浪费。催还工作可以减少类似的资源浪费,提高资源利用效率。在有序流动的情况下,才能体现和发挥它的最大价值。

1.3 有利于地质资料馆藏信息数字化进程

随着信息技术的快速发展,地质资料管理信息系统的广泛应用,地质资料的馆藏信息数字化正在加快进行。但是,馆藏信息数字化的前提必须是资料的实体在库,如果遇到资料被借阅人员长期占用或者因为没有及时有效地催还而使资料遭到破损甚至丢失,那么就会造成无法弥补的损失,同时直接影响到馆藏机构的数字化进程。如果能够及时有效催还,就可以避免这类事情的发生。

1.4 有利于收集反馈信息

用户的信息反馈是地质资料编研工作的基础,开展催还工作的同时就可以收集到大量的反馈信息,并从催还的地质资料反馈信息中可以集中反映出技术人员的主要需求,帮助我们更好地了解所提供的资料的利用效果,从而适当调整馆藏结构,有目的地收集他们所需要的信息,使馆藏能适应技术人员的需求。

1.5 有利于增强用户对借阅制度的履行意识

每一次催还工作都是对特定人或群体进行的一次借阅制度的说明和宣讲,既有利于我们宣讲制度,也有利于用户增强履行制度的意识,使借阅流通环节可以良性循环。

2.地质资料提供利用现状和存在问题

地质资料的应用贯穿科研生产工作的始终,管理好、利用好这些宝贵财富才能为地质工作发展提供翔实的基础信息。

尽管我们每年都对借出的地质资料进行催还工作,但因种种原因每年仍有部分地质资料未能及时归还,对地质资料管理和后续服务利用造成了不利影响。

3.造成地质资料超期未还的原因

3.1 地质资料管理工作不受重视

地质资料既是各项科研和生产工作的过程、认识和成果的真实记录,也是后续各项科研和生产工作科学、有序开展的重要依据。每项科研、生产活动的结束应该以验收后整改并规范归档全套正规的地质资料为终点。由于是对各项科研和生产工作的过程、认识和成果的真实记录进行的管理和利用,可以说地质资料管理工作十分重要。

而现实情况是部分技术人员认为地质资料管理工作本身只是一个附属,从思想认识上对地质资料的管理工作有所忽视。对地质资料管理工作定位较低,无形中令科技人员不重视资料管理工作的重要性,使相关事务不好协调,有时还会引起资料管理人员与科技人员之间的矛盾。

3.2 地质资料管理人员本身未严格履行借阅制度

地质资料管理人员本身没有严格履行借阅流程,对借阅者个人信息没有严格把控,导致催还时无法直接联系借阅者本人。造成以上问题的主要原因是还没有强化催还意识,即使按规定发送催还通知,但仍只是一味地坐等借阅人上门归还资料,对于催还期限上限已到却还没有归还的资料也没有及时采取相应的办法,造成很多资料超期未还。

3.3 各项制度缺乏相应的处罚规定

在地质资料提供利用过程中,会出现资料屡催不还、受损、丢失等情况,档案借阅制度规定可以视情况进行相应的处罚,但是在细节上没有详细说明,因此在具体操作中没有可借鉴的依据,最终处罚无法实现。

3.4 资料使用者不遵守借阅制度

由于技术人员对资料管理工作本身重要性没有足够认识,所以对资料借阅制度相关规定视若无睹,本应到期归还的资料并不着急归还,而是为了方便下次使用一直在自己手中拿着,时间长了有的人便忘记了,有的人甚至随意转借他人。

4.催还工作的主要方法和成果

4.1 催还工作的主要步骤和方法

鉴于未及时归还资料为历年积累,我们采用以下步骤和方法:

(1)整理建账。将历年所有电子账目与纸质账本ー一对照,提取未及时归还资料的借阅人和借阅信息,并按不同人员分为3类(本单位人员、本单位调出人员和外单位人员)进行建表。

(2)内部核对。深入库房,对提取的信息进行入库逐一核实,这既是对用户负责,也是对我们过往工作的检验。

(3)通知用户。对超期资料进行明细汇总,对应到个人后再逐一与资料借阅人进行交流、核实,形成专人的催还记录并请用户签字确认,为采取后续手段打基础做准备。

(4)对于外单位的借阅人,通过电话沟通向借阅人进行确认和告知,并发催还函到其单位。

4.2 催还工作的主要成果

通过上述工作,切实落实了每件资料的去向及归还责任人。与借阅各方加强联系,最终使每件资料均得以落实。截至目前,湖南省地质院418队共催还地质资料2851件,办理续借手续165件。

5.完善借阅制度的建议

促进借出的地质资料及时归还可在多方面下工夫,如:加强规章制度宣传,增加催还的及时性和次数,书面发出催还通知,利用地质资料管理信息系统进行催还消息提醒、开通网上续借功能等。一般情况下,多数人接到提醒后会按时归还,但是仅仅靠自觉是不够的,还应该进一步完善借阅制度来保证地质资料的及时归还和充分利用。

5.1 部门互动,协调催还

在有些情况下,常规的催还方式不能奏效,尤其是外单位借阅人员迟迟不肯归还资料,几番催还无效就需要通过单位部门之间发函等方式进行沟通,通过组织干预达到催还目的。如果还无效,可以终止该借阅人甚至该借阅人所在整个单位的借阅资格。

5.2 细化催还相关制度

资料从接收到提供利用是一个完整的流程,其他各进程的制度都相对清晰,利用环节中催还工作并没有相关的细制度。在这方面,应该提请有关部门的重视,细化催还流程各项规定。比如,可收取适量的押,按照借阅期限制定借超期罚款制度,在制度中对超期原因和在借资料状况进行处罚分类,并给予一定的免罚宽限期。

6.结束语

催还工作是地质资料管理中可以不存在的一个环节,要想使这个环节真正消失,需要完善制度,靠制度来规范地质资料的借阅和归还行为,这样才能保证地质资料的正常流转,更好地服务科研生产。

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