石油企业办公室秘书素质提高策略

关键词：石油企业;办公室秘书;数字化审计

1引言

在企业发展的同时，各个企业对于秘书的要求也越来越高，石油企业作为我国重要的能源企业更是如此。企业应当注重培养办公室秘书的素质，使其可以发挥自己的职能，帮助领导解决工作中的问题，从而对领导的工作起到辅助作用，保证工作的开展，提高企业的经济效益。

2明确工作职责

在我国正式步入信息时代之后，就进入了飞速发展的时期，因此在这个过程中，企业的业务发展，规模的扩大，组织结构的拓展都随之变化，企业的管理也越来越复杂，因此，办公室秘书作为企业领导与下属员工之间的连接者就变得格外重要，所以，秘书应当处理好自己的工作。办公室秘书的工作主要包括：__，在办公室领导的管理下做好自己的日常行政事务和秘书工作。第二，秘书应当负责文件的起草、装订、派发、传递工作，要及时处理领导下发文件的签收与催办，之后再进行文件的回收、清退与销毁工作，文秘的工作涉及企业很多知识，因此秘书必须要做好保密工作。第三，做好会议记录工作。身为秘书应当紧跟领导的脚步，在领导开会时，秘书要在身边做好笔记，从而保证领导所说的重点可以真正得到落实。第四，做好来访的接待工作。在领导有事外出而出现来访者时，秘书必须要做好来访接待工作，对来访者时刻保持礼貌，让其等待领导的回归，或将来访的重点记录，等到领导回归时再对领导进行汇报。

3秘书岗位宣传教育

身为石油企业的秘书，企业的人力资源部门应当在秘书上任之前就对其进行培训，要根据当下的时代特点，将现代观念与传统思想加以融合，对其灌输石油企业的大庆精神与铁人精神，让秘书理解企业的核心思想，使其以身为一名石油企业从业人员而感到荣誉，在其心中营造出一种使命感与责任感，更好的为企业工作。企业在对秘书进行培训时，要结合岗位的实际情况并结合具体事例来对秘书进行教育，使其明白工作的重要性，并教导其深入研究党的路线，明确党的方针、遵守党的策略，彻底了解石油企业工作的内涵，掌握内在精神，从而拥有正确的思想理论基础并合理站位。

4提高办公室秘书业务能力

身为秘书，为了保证工作的顺利进行就要有足够的业务能力，办公室秘书应当成为领导安排工作的推动者，其要能时刻理解领导的工作意图，做好信息的收集工作，及时给领导提供信息，从而更好的帮助领导进行信息的处理，以推动企业的发展。企业还应当让秘书充分了解国家的各种政策和石油行业经济状况以及科学技术的发展方向，从而使其可以把握企业的状态。企业应当使办公室包括秘书在内的所有员工积极参与到工作中去，落实企业工作，提高管理水平。企业要不定期的组织人员展开业务能力培训，在培训的过程中注重办公室秘书的工作业务能力，观察秘书是否可以将理论应用于实际实践当中，从而提高办公室秘书的业务能力。例如，从2018年开始，安徽石油就举办了办公室文秘培训班，在每年的9月4~6日对员工进行培训，现今，下属各个公司各个部门的办公室主任、文秘等40余人已经参加参加了培训，通过特聘专职秘书与资深记者的定向授课，使参与人员掌握了行文规则以及公文种类、拟制、写作、格式、办理和管理等知识，并共同探讨了当前文秘工作的新理念、新技能与新方向，从而有效提升了办公室秘书的工作能力与工作效率。

5加强石油企业办公室制度建设

石油企业办公室的工作颇为繁杂，因此办公室秘书的工作事项也十分繁琐，所以企业应当制定一套完善的石油办公室制度来进行管理。企业应当加强制度的建设，并严格落实制度的执行工作，否则秘书的工作就会变得杂乱无序。企业在制定制度时要有一定的法律基础，并且制度要获得员工的认同，从而使办公室管理机制更加健全，办公室秘书的工作更加的规范化、科学化、标准化，以此提升石油企业的经济效益。同时，企业还要建立一个科学的奖惩机制，用奖励和处罚的方法恩威并施的使员工产生竞争，以此激发员工的积极性，使秘书可以充分认识工作的责任，从而有效的推进秘书工作。

6培养秘书的个人素养

秘书是一项非常复杂的工作，因此这种工作对个人素养的要求很高。首先，秘书应当具备丰富的专业知识，从而可以应对各种工作当中出现的问题。其次，秘书还要具备优秀的品德，身为领导身边最近的人，秘书必须要做到对人真诚、守口如瓶、实事求是、踏实肯干的品格，从而使领导可以放心的将工作交给他。最后，秘书要有良好的智商与情商，秘书的工作一直是在各种人员之间充当“中间人”的作用，因此，这项工作需要秘书具有良好的交际能力，其要懂得如何与人拉近关系，如何建立丰厚的友谊，从而便于领导开展工作。

7结束语

综上所述，石油企业应当不断提高对办公室秘书的要求。经上文可知，在工作中，办公室秘书只有充分发挥自身的职能，才能保证领导的工作顺利开展，确保信息的传达与落实，使整个企业上下级之间紧密联系，从而提升企业的工作效率，提高企业的经济收益，为推动企业发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]陈治坤.石油企业办公室秘书素质提高策略浅析[J].办公室业务，2019(08)：77.

[2]和丽清，柳欣圆.秘书综合素质培养的探讨[J].办公室业务，2017(10)：58.

作者:于伽 单位:中国石化集团国际石油勘探开发有限公司